Le pratiche da firmare “a mano” per imprenditori e aziende sono sempre state una prassi di routine, centinaia di pratiche cartacee, con timbro e firma aziendale da catalogare per anni nei propri archivi.
Ma ora grazie alla dematerializzazione dei documenti, le pratiche, fatture e contratti, vengono forniti in modo digitale, con appositi file che grazie ad internet vengono trasmessi telematicamente e archiviati sui server. Il formato più diffuso per il file è sicuramente lo standard pdf, che può essere letto dal software gratuito di uso comune Adobe Acrobat reader dc, solitamente già preinstallato in gran parte dei pc in commercio, oppure facilmente reperibile online.
Ma per le aziende che hanno effettuato il passaggio a questo sistema privo di carta è importante poter firmare i documenti, con la stessa validità del sistema cartaceo. Questo oggi è possibile grazie alla firma digitale online.
Questo tipo di firma elettronica permette di completare il processo di dematerializzazione della documentazione aziendale, grazie ad un processo digitale, che consente di firmare e archiviare i documenti in maniera digitale.
Un modo per risparmiare tempo e spazio materiale e incrementare notevolmente la rapidità di accesso ai documenti ottimizzando il lavoro e tutti i processi amministrativi e aumentando di conseguenza la produttività aziendale.
Le firme elettroniche valide a tutti gli effetti e legalmente vincolanti tanto quanto una normale firma da scrivere su un foglio di carta.
La firma elettronica è stata riconosciuta dalla legge dell’Unione Europea in seguito all’emanazione del regolamento eIDAS (UE) 910/2014.
Firmare in modo digitale un documento permette quindi di velocizzare parecchie operazioni nel lavoro dell’azienda, conservando comunque il valore legale: tramite l’apposizione di una firma elettronica si certificano transazioni o documenti di valore civile o di natura fiscale.
Il processo della firma elettronica combina strutture legali e tecniche per permettere una valevole autenticazione che certifichi il consenso sui documenti digitali.
Le firme elettroniche per essere legalmente vincolanti devono essere fornite da fornitori specifici che devono seguire delle rigide norme e certificazioni come l’autenticazione delle parti firmatarie, prova del consenso e sigillo elettronico sui documenti firmati per garantirne l'integrità.
Uno dei fornitori della firma elettronica che rispetta tutti i principi di sicurezza è la società europea Yousign.com che permette di lavorare online ed ottenere la giusta soluzione per tutte le esigenze aziendali e progettare al meglio il proprio business.
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