Oggi ci sono obblighi di legge che ci parlano di conservazione sostitutiva ma non si tratta di qualcosa di così recente come credi; pensa che si parla di una prima testimonianza di archivio nell’Epoca dei Sumeri. Se ci hanno sempre insegnato che la storia nasce con la scrittura, quello che vogliamo farti capire oggi è che in realtà tutto è legato alla conservazione. Pensa anche banalmente ai ricordi: le fotografie vanno custodite online o offline per poter tenere traccia e quindi trasmettere memoria anche ai posteri. Questo è strettamente legato anche al mondo della documentazione, anzi forse di più. Con il passaggio al digitale, ci siamo tolti di mezzo tantissime copie cartacee ma quello che è importante sapere è che la conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge per poter mantenere traccia di pagamenti, fatture e molto altro.
Conservazione sostitutiva: cosa dice la legge
Secondo la legge, la conservazione sostitutiva a norma va a garantire l’autenticità ma anche affidabilità, integrità e reperibilità di un determinato documento seguendo il Codice dell’Amministrazione Digitale o le linee guida AgID. È quindi fondamentale che i documenti vengano conservati in modo idoneo, anche seguendo le regole del GDPR per tutelare la privacy ma soprattutto che possano avere una marca temporale, una firma digitale e che non possano essere modificati in nessun modo.
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Secondo la legge, è obbligatorio conservare le fatture elettroniche sia in entrata che in uscita secondo l’articolo 39 del DPR n 633/1972 che richiede un’archiviazione per 0 anni. Se prima tutto ciò veniva fatto in modalità cartacea e fisica con un dispendio di carta e spazio incredibile, oggi tutto ciò può essere facilitato in modalità digitale grazie a sistemi Cloud di archiviazione sicure e a norma. Conservare le fatture con Doceasy può essere un’ottima idea: il sistema è facilissimo da usare e ti permette di archiviare a norma ogni tipologia di fattura sia emessa che ricevuta, il tutto per un tempo di 10 anni così da restare in regola con le normative.
Perché la conservazione sostitutiva digitale vince su quella cartacea
Rispetto alla conservazione sostitutiva fisica, quella digitale riesce ad offrire numerosi vantaggi: non solo è più efficiente facendo in modo che i dati processati siano sicuri e che ci sia più facilità di accedere ai documenti con pochi clic ma è anche ottima nella gestione dei costi e delle risorse permettendo di eliminare archivi cartacei avendo quindi anche minore impatto sull’ambiente e soprattutto facendo risparmiare soldi.
Quali documenti possono essere conservati in questa modalità?
Per capire quali documenti possono essere conservati in modalità digitale bisogna fare un passo indietro e fare una importante distinzione: ci sono i documenti originali unici, solitamente legati a copie cartacee con firme a mano autografe che hanno necessità di un processo di autenticazione prima di essere convertiti in digitale e conservati e poi ci sono documenti “non unici” come le fatture (sia in entrata che in uscita) le scritture contabili e il CU per esempio che possono essere sempre conservate in modalità sostitutiva o digitale.
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